Подписи папок для документов делопроизводство

Как правильно прошивать и заверять документы

Так же нужно отрезать нить, оставив кончик сантиметров в 7. Оба оставшихся конца нити связать, немного оттянуть вниз и наклеить маленький прямоугольный листочек чистой бумаги.

Нить для сшива лучше брать капроновую или специальный шпагат.

Можно сшивать документы и обычной ниткой, но в таком случае нить лучше сложить в несколько раз. Иногда для сшива документов используют тонкую лавсановую ленту. Прошитые документы подлежат обязательному заверению подписью и печатью (при наличии таковой у индивидуальных предпринимателей).

На маленьком прямоугольном листочке пишется от руки или заранее печатается на компьютере:

«Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___»

. Листы обязательно нумеруются.

Количество листов пишется цифрами и прописью.

Оформление обложки скоросшивателя

Документы (контракты, акты, переписка) о поставке программных комплексов “WorkRoute” за 1998 г.

До сдачи дел в архив их учет ведется по номенклатуре дел; наличие и составление дел должно отражаться в актах приема-сдачи при смене руководства структурных подразделений. При служебной необходимости с разрешения руководства дела могут выдаваться во временное пользование другим структурным подразделениям предприятия и сторонним организациям.
На выданное дело оформляется карта — заместитель дела.

Сторонним организациям дела выдаются по актам. Изъятие документов из дел постоянного хранениядопускается в исключительных случаях и осуществляется с разрешения руководителя предприятия с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

Работники структурных подразделений несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них служебных документов.

Исполнения документов

Руководитель подписывает первый экземпляр документа, изготовленный На документе-запросе исполнитель должен сделать отметку о его исполнении и направлении в дело согласно номенклатуре. Документ-запрос подшивают к делу вместе с отпуском.

Согласование и подписание документов руководителем в СЭД

Тогда помощник может работать с папкой «Входящие руководителя» и видит все его входящие задания (Рисунок 1). Рисунок 2. Отражение в СЭД помощником Снигиревым согласования проекта документа руководителем Арбузовым ● ничего не меняется в уже сложившемся стиле работы руководителя; ● результат согласования и виза руководителя будут зафиксированы в СЭД в скан-копии проекта документа.

● появляются дополнительные обязанности и ответственность для помощника руководителя; ● руководитель должен доверять своему помощнику на все 100%, ведь тот будет иметь доступ ко всем его документам!

Во-вторых, возможна работа в СЭД и без помощника.

При этом варианте бумажный проект документа на согласование руководителю приносит его ответственный разработчик / инициатор издания документа.

После согласования руководителем инициатор забирает проект с рукописной визой, сканирует его и заносит в СЭД.

Как сшивать документы правильно в делопроизводстве, в архив, для налоговой?

Делопроизводство — сложный процесс в плане оформления документации. Это касается и прошивки деловых бумаг.

Нельзя просто сложить пачку листов и сшить.

Очень часто документы возвращаются именно из-за того, что подшивки неверно оформлены.

Чтобы понять, как правильно сшивать документы в делопроизводстве, стоит ознакомиться с Методическими рекомендациями. Они утверждены Росархивом (23.12.09). Оформляя документы надлежащим образом, стоит позаботиться и об обложке. Чаще всего она картонная. Кроме того, она может предназначаться для длительного использования, быть стандартной (формат А4) и нестандартной.

Из плотного картона изготавливают обложки в тех случаях, когда изначально предполагается длительное хранение бумаг (более двадцати пяти лет). А для подачи в государственный архив подойдет и более простой вариант. Для того чтобы правильно пронумеровать листы, следует знать некоторые правила: Мы поэтапно рассмотрели, как сшивать документы.

Фотографии, представленные в статье, более наглядно продемонстрируют процесс.

Мы проанализировали рекомендации Минфина относительно того, как сшивать документы при их подаче в контролирующие органы.

Организация работы директора с документами

Только грамотное распределение его сил способно обеспечить выполнение всех функций и нормальную работу приемной.

Как видим, принципы все те же, но есть небольшие нюансы.

Высший пилотаж – внести правила работы с документами каждого из директоров в регламенты организации, как вариант – в инструкцию по делопроизводству, например: 7.

Прием, обработка, регистрация и рассмотрение поступающей корреспонденции […] 7.18. Зарегистрированные СДОУ документы передаются на рассмотрение генеральному директору Общества или директорам по направлениям деятельности Общества (далее – Руководству). 7.19. Передача документов на рассмотрение Руководству осуществляется ежедневно: – генеральному директору – ежедневно, не позднее 16:00; – заместителю генерального директора по правовым вопросам – ежедневно, не позднее 16:00; – заместителю генерального директора по безопасности – ежедневно (внутренние документы – не позднее 10:00, входящие – не позднее 17:00); – директору по реализации готовой продукции – ежедневно, в течение дня; – финансовому директору – ежедневно, не позднее 17:00; – главному бухгалтеру – ежедневно, не позднее 9:00; – директору по производству – ежедневно, два раза: не позднее 12:00 и не позднее 17:00.
7.20.

Учет нерегистрируемых документов

Документы, пришедшие в организацию без сопроводительного письма, НЕ РЕГИСТРИРУЮТСЯ как входящие.

Так, например, если секретарю принесли из другой организации письмо со словами «Направляем вам для рассмотрения оферту договора», и заявленный договор приложен к этому письму, то в качестве входящего документа регистрируется письмо. Если принесли просто договор, то никакого входящего документа регистрировать не надо! Договор просто передается исполнителю.

Когда же речь идет о документах, которые принесли на подпись, то они не регистрируются по очень простой причине: пока директор их не подпишет, это еще не документы, а их проекты. Регистрация происходит ПОСЛЕ подписи. Как учитывать нерегистрируемые документы?

Итак, входящий номер пакету документов, пришедшему без сопроводительного письма, не присваивается.

Советует делопроизводитель

Например, отделу делопроизводства, канцелярии.

Этап 3. Рассортируйте документы согласно списку.

Чтобы не запутаться, документы можно подписать карандашом или наклеить на них стикеры.

Этап 4. Если у вас много копий, найдите их оригиналы и проанализируйте, есть ли необходимость хранить копии. По закону копии документов хранятся до минования надобности. После этого их можно уничтожить.

Этап 5 . Определите, каким образом будут храниться документы (лотки, папки, короба). Согласуйте с руководством затраты на канцтовары для оперативного хранения документов.

Какие средства подойдут для оперативного хранения документов Идеально подходят для хранения корреспонденции.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу?

Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Например, с их помощью можно быстро рассортировать входящие письма. В них удобно подшивать отработанные документы (с выполненными заданиями, поручениями).

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок.

Кончики нити оставить торчать из-под наклейки. Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета. Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол.